← оглавление номера
Технологии менеджмента:
ИНСТРУМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ ДЛЯ ОАО «УРАЛАЗ-ЭНЕРГО»
Системы автоматизации управления предприятием являются сегодня наиболее востребованными инструментами повышения эффективности деятельности любого предприятия. Успех их внедрения зависит от правильного выбора программного продукта, компании-поставщика услуг по его внедрению и сопровождению, профессионализма сотрудников отдела АСУ, а также уровня участия руководства в таком важном процессе. Внедрение информационной системы невозможно без четкого определения целей в соответствии с целями и задачами предприятия в целом. В ходе автоматизации необходимы полные или частичные изменения структуры предприятия и технологий ведения бизнеса. Автоматизация управления, как и любое изменение, касающееся персонала, чаще всего сопровождается сопротивлением сотрудников предприятия нововведениям, нехваткой времени на освоение и внедрение в жизнь новых технологий, что существенно замедляет проект. Решить эти вопросы самостоятельно ни один отдел АСУ, ни исполнители не в состоянии. Лишь при участии руководства можно быть уверенным, что проект автоматизации не затянется и приведет к положительным изменениям. С этим утверждением согласен директор ОАО «УралАЗ-Энерго» (г. Миасс, Челябинская обл.), входящего в состав крупнейшей компании автомобильной отрасли ОАО «Автомобильный завод «Урал» (холдинг «РусПромАвто») Сергей Понамарев, который и поделился с нами опытом внедрения комплексной информационной системы автоматизации управления «Галактика» на своем предприятии. – Расскажите, пожалуйста, о вашем предприятии.
– Открытое акционерное общество «УралАЗ-Энерго» создано в 2002 г. путем выделения энергетического производства Уральского автомобильного завода в самостоятельное дочернее предприятие. Основная цель создания ОАО «УралАЗ-Энерго» – обеспечение энергоресурсами (электро- и теплоэнергия, хозяйственно-питьевая и промышленная вода, сжатый воздух, кислород, азот, ацетилен, углекислый и природный газы) и оказание услуг (ремонт электродвигателей и энергетического оборудования, пуско-наладочные работы и их инженерное сопровождение, услуги газоспасательной станции). Среди потребителей продукции ОАО «УралАз-Энерго» – ОАО «Автомобильный завод «Урал» (примерно 70% объема производства), жилой фонд и объекты социальной сферы центральной части города Миасса, промышленные предприятия города и региона. – Какие факторы побудили вас начать внедрение системы автоматизации?
– Перечислю только некоторые из этих факторов:
- необходимость создания на предприятии единого информационного пространства;
- необходимость регламентации взаимодействия подразделений предприятия в рамках соответствующих бизнес-процессов;
- необходимость автоматизации процессов бухгалтерского, налогового и оперативного учета, расчета заработной платы;
- необходимость оперативного формирования отчетности, предоставляемой в холдинг «РусПромАвто»;
- необходимость оперативного расчета себестоимости производимой продукции с учетом специфики энергетического производства;
- необходимость создания оперативной системы предоставления информации топ-менеджерам предприятия для принятия решений. – Какими критериями вы руководствовались при выборе системы автоматизации?
– Нас интересовало буквально все: функциональная полнота системы, возможность настройки системы без дополнительного программирования и отсутствие необходимости в содержании большого штата программистов, легкость ее освоения, опыт внедрения и эксплуатации системы на предприятиях энергетического комплекса России, наличие в регионе у компании-разработчика партнера (представителей) по внедрению и сопровождению системы. Исходя из вышеперечисленного, мы выбрали систему «Галактика». – Как начиналось внедрение системы?
– Внедрение системы началось с автоматизации задач бухгалтерского учета и управления снабжением, складского учета и управления сбытом. При этом на начальном этапе внедрения было приобретено и использовалось программное решение – «Галактика-СТАРТ», которое позволяет с минимальными затратами автоматизировать ключевые задачи предприятия и затем постепенно наращивать функционал до «большой» системы «Галактика». Внедрение осуществлялось силами наших специалистов. Применение такой технологии внедрения позволило при достаточно небольших затратах осуществить настройку системы, отработать технологии реализации автоматизируемых бизнес-процессов предприятия с помощью средств системы «Галактика». Отличительной особенностью было то, что в отличие от классической схемы внедрения, когда сами исполнители вводят остатки, наполняют базу первичными документами и, в силу своей загруженности, отрицательно настроены на проведение этих работ, благодаря наличию в лаборатории АСУ предприятия специалистов, которые на профессиональном уровне владеют навыками ведения бухгалтерского учета, было принято решение полностью подготовить базу к эксплуатации в полном объеме силами лаборатории АСУ. Несмотря на то, что система была приобретена весной 2002 г., ее активное внедрение началось только с осени того же года; для более эффективного использования «Галактики» также было принято решение ввести все необходимые первичные документы не с момента внедрения, а с начала деятельности предприятия. К началу 2003 г. большинство первичных документов было внесено. Чтобы представить себе объем работы, проделанной специалистами АСУ (два человека с ноября месяца), приведу несколько цифр: заводилось ежемесячно до 1000 счетов по сбыту и до 200 – по снабжению; был организован учёт 1 000 сотрудников, более 4 000 объектов основных средств, около 5 000 наименований материальных ценностей; ежедневное количество платежных документов (платежки, договора цессии и взаимозачетов, акты передачи векселей и др.) было до 30, эти документы и документы движения материальных ценностей по складам отрабатывались в бухгалтерском учете проводками. Все это стало возможно, конечно, благодаря продуманной и отработанной функциональной схеме документооборота системы «Галактика». Хотя система и была готова к работе к январю 2003 г., но привычка наших специалистов работать в собственных разработках, в основном на базе MS Excel, затрудняла дальнейшие работы по активному внедрению. Были изданы два приказа по предприятию: первый с января 2003 г. – об обязательном использовании системы для формирования всех первичных документов по сбыту; второй с августа 2003 г. – об обязательном ведении бухгалтерского учета в «Галактике». В мае 2004 г. также приказом по предприятию был создан координационный совет предприятия по «Галактике». В середине 2003 г. вместо «Галактики-Старт» была приобретена полномасштабная система «Галактика» и, что особенно радовало специалистов АСУ, были приобретены два новых модуля системы – «Векселя и кредиты» и «Учет материальных ценностей в производстве». – И что было дальше?
– Были автоматизированы расчёт заработной платы и налоговый учет, складской и производственный учет движения готовой продукции, управление договорами и др. – Как вы оцениваете настоящее положение с автоматизацией бизнес-процессов на предприятии?
– Я считаю, что нам есть чем гордиться. Функции бухгалтерского и налогового учета полностью реализованы с помощью механизмов системы «Галактика». Заработная плата также в полном объеме считается в системе. Функционал системы позволяет оперативно готовить все необходимые отчеты, включая отчеты по индивидуальным сведениям в ПФ РФ и НДФЛ, и передавать данные с богатой развернутой аналитикой автоматически созданными бухпроводками в систему. В системе фиксируются все документы, сопровождающие сделки с нашими контрагентами: договора, счета, накладные, акты, счет-фактуры… Отработаны и эффективно используются операции по проведению актов взаимозачета, учета договоров продажи и покупки долгов, автоматического расчета штрафных санкций, актов взаимозачетов.  Отработана технология расчета фактической себестоимости продукции с учетом специфики нашего производства. А она такова, что произведенная продукция используется для производства этой же продукции и другой выпускаемой продукции, а также на собственные хозяйственные нужды. В этой ситуации отклонения фактической себестоимости от плановой не могут сразу списываться на счета реализации, а должны участвовать в формировании фактической себестоимости других видов продукции. То есть получается система уравнений с n неизвестными! Но, благодаря возможностям встроенных механизмов «Галактики», эту задачу удалось решить с большой степенью точности. При этом даже не возникло необходимости в применении специальных средств разработки системы! Что в очередной раз подчеркивает функциональную полноту и отработанность системы «Галактика». В настоящее время осуществляется подготовка технологии расчета фактической себестоимости к использованию в промышленной эксплуатации.
До середины 2004 г. сдача баланса была регламентирована руководителями холдинга до 20 числа, с чем мы успешно справлялись. Требования на сегодняшний день – до 9 числа. И с этой задачей специалисты нашего предприятия уверенно справляются! И более того – стало обычным делом, что бухгалтера и даже расчетчики в первые дни месяца вовремя покидают рабочие места, а не задерживаются, как ранее, до 8-9 часов вечера. – Что вас, как директора, в деятельности предприятия волнует больше всего, и как система помогает лично Вам решать проблемы управления?
– Меня, как руководителя предприятия, волнует, во-первых, возможность получения оперативной и, самое главное, достоверной информации о ситуации с денежными средствами предприятия, об осуществляемых расчетах с основными контрагентами, об экономических показателях деятельности и, во-вторых, точность и своевременность предоставления холдинговой отчетности в вышестоящую организацию. Большую часть необходимой информации наши специалисты, и я в том числе, получают на сегодняшний день из «Галактики». – Что, на ваш взгляд, явилось причиной столь успешного внедрения?
– Во-первых, способ внедрения, который был применен в начале, то есть, не привлекая непосредственных исполнителей, была подготовлена база данных для работы. И только потом, как говорится, «на готовенькое» пошел процесс запуска отработанных задач в промышленную эксплуатацию. Во-вторых, непосредственное участие руководства предприятия в этих работах, понимание того, что необходимо нести затраты и на обучение сотрудников, и на процесс внедрения. Особо важную роль играет активная позиция главного бухгалтера и главного экономиста предприятия. В нашем случае участие этих ведущих специалистов сыграло значительную роль в организации внедрения системы в эксплуатацию. В-третьих, грамотное распределение работ между собственными специалистами и привлекаемыми специалистами – Уральского регионального отделения корпорации «Галактика» (Екатеринбург) и его партнера компании «СкайТек» (Челябинск). – Что в планах?
– В дальнейших планах стоит автоматизация задач управления производством, управления капитальным строительством и управления ремонтом оборудования с помощью соответствующих модулей системы «Галактика». – Что вы могли бы посоветовать коллегам с других предприятий? Может, исходя из трудностей, с которыми вы столкнулись. На что важно обращать внимание?
– Необходимо непосредственное участие руководителя предприятия в процессе внедрения, в осуществлении постоянного контроля за объемами и сроками выполняемых работ. Не нужно затягивать с созданием координационного совета или аналогичного органа, чтобы отслеживать своевременность и полноту решения проблем и задач, возникающих в ходе реализации проекта. И, конечно, желательно иметь грамотную команду собственных специалистов и надежную организацию со стороны для работ по внедрению.
|
